Muitos microempreendedores precisam começar seus negócios sozinhos e se desdobram para cumprir todas as atividades da empresa até o momento em que há mais responsabilidades do que tempo hábil.
Contudo, qual seria a melhor hora de contratar uma pessoa para ajudar? A empreendedora Camile Just, CEO da Just Virtual, plataforma para contratação de assistentes virtuais, aponta cinco dicas essenciais para identificar se é necessário ter funcionários ou assistentes virtuais sem prejudicar os ganhos financeiros do negócio.
Analise se o negócio está com alguma perda – Já perdeu clientes por falta de tempo? Está se perdendo em meio a planilhas e planejamento? Quando alguns setores da empresa começam a ser negligenciados é a hora de procurar alguma ajuda. “A partir do momento em que o microempreendedor começa a perceber que não está dando mais conta dos afazeres, que ele mesmo virou o gargalo da empresa, deve começar a buscar alguém para apoia-lo com alguma atividade”, observa Camile Just.
Identifique a atividade com maior demanda de tempo
Para otimizar o trabalho, Camile Just orienta que uma forma efetiva é direcionar as atividades que sejam mais demoradas e não necessitem da atuação direta do empreendedor. “Geralmente terão atividades que só o empreendedor mesmo pode fazer. De repente é o atendimento ao cliente, ou se falamos de um arquiteto, só ele pode fazer o projeto. Mas, passar um orçamento, emitir a nota fiscal, cuidar da parte de contratos, de pagamentos, uma assistente virtual pode fazer por ele”, afirma.
Ainda é fundamental analisar se a demanda que precisa de ajuda extra acontecerá somente por um prazo específico. “Uma assistente virtual é a profissional ideal para isso. Ela é uma prestadora de serviços que atua de forma remota com contrato por demanda, não precisa ter um contrato de longo prazo. Se você está apurado, atrasado este mês com mil coisas, você pode contratar uma assistente virtual para te ajudar durante um período, até que tudo seja colocado em ordem”, considera Camile Just.
As assistentes virtuais estão cada vez mais presentes no mercado de trabalho e atuam nas mais diferentes áreas, desde Administração, Finanças, Comercial e Secretariado até Comunicação, Marketing Digital, RH, Atendimento ao Cliente, entre outras. “São profissionais altamente capacitadas e especializadas em determinadas atividades. Por isso, são capazes de entregar os melhores resultados para seus clientes”, considera Camile Just. Por serem profissionais remotas e autônomas, as empresas ainda reduzem custos com encargos trabalhistas e escritórios.
Comece aos poucos – Não existe uma fórmula mágica, uma porcentagem estabelecida do seu faturamento recomendada para uma contratação, segundo Camile Just. Em muitas empresas o faturamento nem sempre é linear. Por isso, é melhor começar aos poucos. “Não precisa começar delegando tudo o que você tem, comece a delegar por partes, um pedacinho do seu negócio”, recomenda a empreendedora e cita um exemplo: “Lembro-me de um cliente que buscava por duas assistentes virtuais: uma para o financeiro e uma para o comercial. Mas, quando descobriu quanto custaria, o orçamento não fechou. O que orientamos foi contratar primeiro o comercial, que vai ajudar a abrir novos negócios e ganhar mais dinheiro para poder contratar o financeiro.”
Depois de seguir o conselho, ele conseguiu contratar a assistente financeira após ficar três meses somente com a assistente comercial. “Então, dá para começar por partes, dá para esperar esse investimento começar a retornar”, assegura Camile Just.
Aprenda a delegar – O apego ao seu negócio é algo comum entre os empreendedores, mas Camile Just salienta ser algo que pode atrapalhar. “Eu digo porque eu também já passei por isso. Hoje eu tenho uma equipe de 15 pessoas que trabalha comigo e lembro que quando comecei a contratar eu tinha esse apego, achada que ‘ninguém vai fazer isso tão bem quanto eu’. Nós acabamos segurando, acabamos retendo ao invés de passar as tarefas. Mas, se você decidiu que é o momento de delegar, então delegue”, ensina.
Ela enfatiza que delegar são é somente direcionar uma atividade e depois cobrar resultados. ”É muito importante criar um relacionamento, não tratar a pessoa como um robô que está ali resolvendo algo da sua empresa. Quanto mais perto, quanto melhor esse relacionamento, não só o trabalho vai fluir melhor, mas essa pessoa também poderá te ajudar no desenvolvimento do seu negócio”, reitera a CEO da Just Virtual.
Avalie o seu tempo produtivo – Mesmo que o empreendedor não esteja sobrecarregado, ainda sim pode ser o momento de contratar uma ajuda. Para isso, Camile Just avalia que é necessário fazer algumas autoavaliações. “Será que eu não posso pagar alguém para fazer isso ao invés de gastar o meu tempo, que poderia usar para abrir para novos clientes, melhorar as entregas, estudar, fazer algo que vai fazer meu negócio crescer?”, questiona.
Muitas vezes há espaço no orçamento para contratar alguém, mas nunca se parou para pensar sobre isso. Nesses casos, ela observa que uma assistente virtual, por exemplo, ainda pode ajudar até a identificar problemas que o próprio empreendedor não enxerga na correria do dia a dia. “A assistente virtual vai chegar para somar ao seu negócio, vai vir com experiência, vai vir com expertise e o mais importante: a assistente virtual vai enxergar pontos cegos no teu negócio. Muitas vezes, uma assistente virtual começa a implementar processos que vão melhorar a gestão do negócio, o atendimento ao cliente e fazer o empreendedor faturar ainda mais”, considera Camile Just.
