Com a chegada da pandemia, o uso de serviços de telecom, como internet e telefonia, teve um aumento considerável nas empresas. Afinal, para manter suas operações, a maioria teve que iniciar ou acelerar o processo de transformação digital, investindo em soluções de TI, trabalho remoto e canais digitais.
O mercado de telecom no Brasil tem crescido consideravelmente. Segundo uma pesquisa realizada pelo IDC Predictions Brazil (IDC), a expectativa é que o segmento cresça 8,2% em relação ao ano passado. Os avanços dos dados móveis e os impactos que a nova tecnologia 5G trarão são alguns dos motivos apontados pelos especialistas para essa alta.
Apesar da expansão positiva para o mercado, o atual cenário vem revelando que a inflação poderá trazer impactos negativos aos clientes de telecom, pois a tendência é que as operadoras aumentem suas tarifas. Para equilibrar essa balança, mantendo a qualidade dos produtos consumidos e evitando gastos desnecessários, é preciso uma gestão inteligente. “A telecom é fundamental para o funcionamento de qualquer negócio, mas nem sempre esse tipo de despesa recebe a devida atenção, e quando isso acontece, os custos podem subir sem que as empresas sequer percebam“, explicou o CEO da VC-X Solutions, Jonathan Rodbourne, que indica oito práticas para reduzir custos com a telecom:
1) Inventário de recursos de telecom e TI
Conhecer a estrutura completa de telecomunicações e identificar quem é o responsável por cada linha. “É importante identificar qual é o setor e colaborador responsável por cada uma das despesas e equipamentos. Depois desse mapeamento inicial, fica bem mais fácil saber a origem de seus custos de telefone. É possível verificar quem gasta mais, quem gasta menos e também quais equipamentos e licenças estão em desuso, gerando custos desnecessários”, explica o CEO.
2) Auditoria mensal das faturas
Segundo Jonathan, “é importante entender todas as tarifas que estão sendo cobradas na conta de telefone, saber se o plano utilizado está adequado ou se a empresa está pagando por serviços que nem usa. Compreender as faturas de telecom nem sempre é uma tarefa fácil, porém, quanto mais linhas de telefone e internet a sua empresa possui, mais importante é controlar o que está sendo cobrado”.
3) Verificação de possíveis ofensores
Uma auditoria interna permite identificar possíveis ofensores, ou seja, custos desnecessários, potenciais de readequações ou bloqueios para otimizar o consumo e o custo final.
4) Criação de política de uso para os colaboradores
A quarta dica é estabelecer algumas regras para orientar os funcionários sobre o melhor uso das ferramentas de telecom na empresa e colocar isso em prática a partir da configuração dos bloqueios e permissões.
5) Desativação de linhas e recursos que não são mais utilizados
Sempre manter os dados atualizados em um inventário, além de um histórico documentado da movimentação dos ativos de telecom e TI entre os colaboradores.
Além disso, é preciso estar atento às mudanças no quadro operacional, desativando linhas e serviços utilizados por colaboradores que não fazem mais parte da equipe. A soma desses custos pode trazer um grande impacto a longo prazo.
6) Investimento em soluções de automação de processos robóticos (RPA)
A Automação de Processos Robóticos (RPA da sigla em inglês) é o uso de bots para automatizar tarefas manuais e repetitivas, uma das melhores formas de reduzir erros e custos.
7) Organização do fluxo de pagamentos
Conhecer as datas de vencimento de todas as faturas, que provavelmente estarão distribuídas em diversos dias no mês, é necessário para definição de um fluxo de pagamentos organizado e para evitar o pagamento de juros e multas.
8) Controle de contratos
Contratos vencidos muitas vezes perdem a condição negociada (descontos e benefícios) e podem custar muito mais no momento da renovação. Caso seja do interesse das empresas seguirem com o contrato já estabelecido, é preciso estarem atentas à data de renovação e fazer um contato ativo com a prestadora para negociar.
Para ajudar as empresas a entender melhor como reduzir os custos com as despesas de telecom, o site da VC-X disponibiliza um material gratuito contendo simulador de contas para comparar planos de telefonia de diferentes operadoras, vídeo explicando as principais práticas de redução de custos e como implementá-las, além de alguns artigos com dicas para otimizar os gastos e ter uma gestão estratégica de telecomunicações.
